Leestijd 3-4 minuten

Participatie is een veel gebruikte term binnen de overheid. Zeker bij het opstellen van evenementenlocatieprofielen is het essentieel om de juiste mensen op het juiste moment te betrekken, omdat er heel veel belanghebbenden zijn. Sterker nog, als je later de plannen voor evenementenlocaties opneemt in het omgevingsplan, ben je wettelijk verplicht om te participeren. Daarom is het verstandig om nu, bij het opstellen van locatieprofielen, al te beginnen met het betrekken van mensen. Niet alleen omdat het moet, maar vooral omdat je zo zorgt dat er meer steun en begrip is voor de plannen.

Bij het ontwikkelen van locatieprofielen heb je te maken met veel verschillende belanghebbenden. Denk bijvoorbeeld aan omwonenden, ondernemers en organisatoren van evenementen, maar denk ook aan de veiligheidsdiensten en de bezoekers van evenementen. Elk van deze partijen kijkt met een andere bril naar dezelfde locatie. Daarom is participatie heel belangrijk.

Dat roept vragen op! Wanneer ben je goed aan het participeren? Wat werkt wél en wat juist niet? Hoe voorkom je dat participatie alleen op papier bestaat?

Daarom hebben wij voor jullie: Script’s tips voor een succesvolle participatiesessie!

1.         Maak een participatieplan (waarin onderstaande punten verwerkt kunnen worden).

2.         Biedt duidelijkheid over de manier van participeren.

Hoe vaak mogen mensen participeren en hoe? Middels een enquête of live sessies? En mogen deze mensen alleen feedback geven en beslist de gemeente uiteindelijk of mogen ze daadwerkelijk meebeslissen.

3.         Bepaal eerst wat je tijdens de sessie(s) wil bespreken.

Ga je bijvoorbeeld een sessie plannen per locatie, wil je meerdere evenementenlocaties tegelijk bespreken of wil je wellicht een belangrijk thema bespreken in één sessie.

4.         Wanneer je de inhoud van de sessie(s) hebt bepaald bekijk dan goed wie je wil uitnodigen hiervoor.

Zijn dit bijvoorbeeld alleen omwonenden? En tot welke afstand nodig je bewoners dan uit? Of wil je wellicht een sessie plannen voor alle belanghebbenden gelijktijdig zodat ze elkaars belang kunnen horen. Let op! Dat is niet altijd de beste aanpak. Er zijn soms situaties waarin het beter werkt om doelgroepen apart te houden. Bijvoorbeeld wanneer er sprake is van hele hoge spanning en communicatie niet meer mogelijk is.

5.         Zorg dat iedereen aan bod komt.

Misschien het meest voor de hand liggende, maar o zo belangrijk: iedereen komt naar een participatiesessie om gehoord te worden. Zorg ervoor dat niet alleen de meest uitgesproken aanwezigen het woord voeren Spreek ook deelnemers aan die wat stiller zijn en stel vragen als “Hoe kijk jij hier tegenaan?” of “Zou jij je ervaring hierover willen delen?” zo creëer je ruimte voor álle stemmen aan tafel.

6.         Wees creatief in je werkvormen

Het is moeilijk om lang de aandacht erbij te houden. Niemand zit te wachten op avonden vol PowerPoints en lange monologen. Laat mensen actief participeren in plaats van alleen luisteren. Denk aan:

• Stellingen waarbij deelnemers letterlijk posities kiezen (staan = eens, zitten = oneens)
• Post-its of schetsformulieren om ideeën op te schrijven of tekenen
• Werkvormen waarbij mensen in kleine groepjes zelf thema’s uitwerken (let hierbij wel op dat je zorgt voor groepjes waar verschillende belanghebbenden bij elkaar zitten)

7.         Zet een sterke dagvoorzitter in

Een goede sessie valt of staat met een goede begeleider. Kies iemand die het gesprek in goede banen leidt, vragen durft te stellen én knopen kan doorhakken als het nodig is. Zorg voor een strak begin, duidelijke structuur en een helder eindmoment. Zo weten mensen waar ze aan toe zijn en hou je de energie vast.